Soluzioni Compliance Management SW Compliance Management for Purchase Orders

SPESA IT FUORI CONTROLLO

Compliance Management for Purchase OrdersLa crescente complessità delle architetture Enterprise comporta per le organizzazioni IT una implicita difficoltà a mantenere sotto controllo la spesa IT.

Un serio governo della spesa IT diventa invece indispensabile per:

  • aumentare la pianificazione degli investimenti legandola alle priorità del business;
  • ridurre i costi complessivi, tagliando gli sprechi;
  • minimizzare i rischi finanziari e di business collegati con le sempre più frequenti attività di audit da parte dei vendor;
  • aumentare il potere negoziale nei confronti dei vendor nelle fasi di rinnovo contrattuale.

Per vincere questa sfida è necessario avere una piena conoscenza di ciò che si è acquistato e dei relativi termini contrattuali, acquisendo e analizzando le informazioni contenute negli ordini di acquisto e collegandole con il processo di governo delle risorse IT.

Questo livello di visibilità è però completamente assente nei sistemi di Asset Management e nelle piattaforme CMDB che negli ultimi anni sono state al centro di importanti investimenti da parte di tutte le organizzazioni IT. In questi sistemi sussistono ancora seri problemi di normalizzazione e inoltre viene completamente a mancare la relazione tra le risorse installate e le relative licenze d’uso, e quindi la necessaria coerenza tra le informazioni presenti nei sistemi di gestione degli acquisti e quelli presenti nei sistemi di Asset Management.

COME GOVERNARE LA SPESA IT

Per affrontare e risolvere questo problema il Gruppo Daman distribuisce in Italia BDNA Technopedia Normalize for Purchase Orders. Questa soluzione consente di fare chiarezza nella relazione tra le risorse installate e le relative licenze d’uso.

BDNA Technopedia Normalize for Purchase Orders permette di:

  • importare e normalizzare le informazioni provenienti dai vari sistemi di gestione degli acquisti, eliminando duplicazioni e conflitti;
  • decodificare automaticamente questi dati per determinare ad esempio il nome corretto del prodotto, il numero di licenze acquisite, i termini e le condizioni di utilizzo;
  • arricchire i dati acquisiti con informazioni aggiuntive come ad esempio le metriche, la tipologia e i termini della licenza;
  • calcolare tutte le quantità previste dalle licenze d’uso per ottenere il quadro definitivo dei diritti d’uso di ogni prodotto;
  • rendere disponibili i dati acquisiti per qualunque tipologia di processo aziendale.

I benefici più importanti che si ottengono sono:

  • eliminare tutte le attività manuali necessarie a identificare i nomi dei prodotti;
  • ridurre i tempi e i costi necessari a determinare le condizioni e i termini di utilizzo;
  • eliminare ogni sforzo manuale di riconciliazione tra l’ordine di acquisto e i prodotti installati;
  • allineare velocemente le installazioni per rispondere proattivamente alle esigenze di audit.